La gestion des notes de frais représente une réelle charge pour les entreprises. Selon une étude de la Global Travel Association (GBTA), le traitement d’une note de frais prend 20 minutes en moyenne. Et chaque erreur rallonge la durée de travail de 18 minutes. Ainsi, rationaliser et automatiser la procédure relative aux notes de frais est un enjeu stratégique pour les entreprises.
Selon le baromètre Expensya de 2024, le montant des dépenses des salariés français a augmenté de 8,57 % en valeur en 2023 (+5 % en volume) pour atteindre en moyenne 2525 euros par salarié sur l’année 2023. Et l’utilisation des cartes dédiées aux dépenses professionnelles pour payer les notes de frais représente la solution la plus efficace parmi plusieurs options. Ces cartes facilitent à la fois la gestion des finances et le suivi des dépenses des collaborateurs. Grâce à elles, l’entreprise peut maîtriser parfaitement les dépenses en définissant des limites, en réduisant les démarches administratives chronophages liées aux remboursements de frais, et en simplifiant la comptabilisation des dépenses. Les cartes de dépenses professionnelles contribuent à une gestion financière plus efficace et sécurisée au sein de l’entreprise.
Nous mettons à votre disposition des cartes de dépenses professionnelles physiques et virtuelles innovantes, facilement adaptables et adaptées aux besoins des entreprises et à leurs collaborateurs.
Frais professionnels : réglementations en France
Selon l’URSSAF, les frais professionnels se réfèrent aux dépenses effectuées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces dépenses, avancées par le collaborateurs, sont à la charge de l’entreprise qui est tenue de les rembourser. Il est important de noter que ces frais doivent être justifiés et strictement liés à l’activité professionnelle.
Le remboursement peut se faire de deux manières : au forfait ou sur la base des dépenses réelles.
Ce moyen de paiement, souscrit par l’entreprise et mis à disposition de ses dirigeants et collaborateurs, offre la possibilité de régler les dépenses professionnelles sans avancer les fonds. La carte affaires est particulièrement utile lors des déplacements professionnels, qu’ils soient nationaux ou internationaux. Grâce à la carte affaires, le salarié peut effectuer des paiements autonomes pour couvrir les dépenses engagées dans le cadre de sa mission. Parmi les frais professionnels réglés par ce biais, on retrouve généralement les repas, les nuitées d’hôtel, les billets de train ou d’avion, la location de voiture, le carburant (si l’entreprise ne dispose pas de cartes “Essence”), ainsi que les péages.
Cartes affaires: caractéristiques, et fonctionnement
Les cartes professionnelles peuvent être à prépayée, débit, ou crédit.
La carte prépayée
Elle est alimentée, souvent au début du mois par l’entreprise. Elle permet de limiter les dépenses en évitant les découverts, même si elle peut être rechargée selon les besoins réels de l’utilisateur. Cette carte permet de fixer un plafond de dépenses à l’avance et ne n’offre pas d’autorisation de découvert.
La carte de débit
Débit immédiat : Les dépenses sont débitées directement du compte de l’entreprise au fur et à mesure des transactions.
La carte de crédit
Débit différé : Les paiements sont cumulés et prélevés intégralement à la fin de la période définie contractuellement (généralement mensuelle),
La carte affaires, peut se décliner sous forme physique et/ou virtuelle.
La carte de paiement virtuelle
C’est une solution dématérialisée et sécurisée permettant de régler les achats en ligne et de faciliter les déplacements professionnels. Cette carte peut être le jumeau de la carte physique ou une carte unique et 100% digitalisée en étant tokenisée dans un wallet comme Apple Pay ou Google Pay.
La carte de paiement virtuelle à usage unique
Produit complémentaire, souvent appréciée des entreprises et agences de voyage, elle apporte une sécurité supplémentaire grâce à l’émission d’une carte à usage unique pour chaque paiement ou chaque abonnement, réduisant ainsi les risques de fraude.
Pourquoi opter pour une carte de dépenses professionnelles ?
La carte affaires offre une série d’avantages considérables pour les entreprises et leurs collaborateurs.
Pour prévenir les abus et les utilisations personnelles, les entreprises peuvent paramétrer la carte affaires selon leurs politiques internes.
Elle permet un contrôle plus étroit sur les dépenses professionnelles et contribue à une gestion plus efficace des finances de l’entreprise. En outre, la carte affaires simplifie la gestion des notes de frais en évitant aux employés d’avancer les frais, de réduire les tâches administratives des ressources humaines et en permettant à l’entreprise de mieux superviser les données relatives aux dépenses professionnelles.
Des solutions technologiques innovantes
Nous plaçons la sécurité au cœur de ses priorités, et met à disposition de ses clients une infrastructure robuste ainsi que des capacités techniques avancées pour mieux encadrer l’usage des cartes.
Nous répondons ainsi aux besoins complexes de la gestion des dépenses professionnelles. Au-delà de la capacité d’émettre des cartes physiques et virtuelles (et virtuelles à usage unique), l’API s’adapte parfaitement aux besoins métiers de l’entreprise.
Un paramétrage avancé des cartes affaires
Nous plaçons la sécurité au cœur de ses priorités et offre des solutions techniques pour encadrer l’utilisation de la carte, en permettant notamment de paramétrer les seuils et les limites de chaque carte ou groupe de cartes.
En plus des fonctionnalités classiques (paiement sans contact, avec code, suivi des dépenses en temps réel..), elle permet, grâce son card management system (Multi-criteria Dynamic Card), de limiter les dépenses, par collaborateur ou par fonction, en fixant des plafonds de dépenses différenciés par carte, en autorisant sur demande certaines zones géographiques, de déterminer des jours et ou horaires d’utilisation par carte, ou encore en restreignant la liste des marchands autorisés.
Le moteur de règles permet également l’intégration de sources de données externes enrichissant ainsi le processus de prise de décision. Ainsi, les entreprises peuvent non seulement personnaliser leurs règles métiers, mais elles ont également la possibilité d’optimiser leurs choix avec l’intégration de données externes pertinentes
En collaboration avec nos partenaires, nous offrons des possibilités innovantes d’impression et de personnalisation des cartes pour renforcer la différenciation de votre design et qu’il soit fidèle à l’image de votre marque.
Consultez ci-dessous les fonctionnalités les plus innovantes de nos cartes affaires :
| Fonctionnalités | Cartes affaires | |
| Moteur de règle | Autorisation des paiements par carte en fonction des paramètres prédéfinis | ✔️ |
| Design de la carte | Personnalisation sur mesure du design des cartes et co-branding | ✔️ |
| Sécurité de la carte | Code PIN et SCA | ✔️ |
| Blocage des retraits | ✔️ | |
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Blocage temporaire de la carte |
✔️ | |
| Opposition sur la carte | ✔️ | |
| Notification de transactions en temps réel | ✔️ | |
| Gestion des dépenses | Accès aux soldes en temps réel. | ✔️ |
| Paramétrage des limites et plafonds | ✔️ | |
| Plafonds de dépenses personnalisés | ✔️ | |
| Whitelisting des marchands ou catégorie de marchands | ✔️ | |
| Blacklisting des marchands ou catégorie de marchands | ✔️ | |
| Carte virtuelle | Carte virtuelle | ✔️ |
| Carte virtuelle à usage unique | ✔️ | |
| X-Pay | Apple Pay et Google Pay | ✔️ |
| Dispute management | Gestion des chargebacks | |
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